Si necesitas estar seguro de que has destruido tus documentos de forma segura y que has cumplido con lo que estipula la ley, debes conocer que es un certificado de destrucción y toda su normativa. A continuación te explicaremos brevemente todo lo relacionado con este asunto y te recomendamos el sitio donde conseguirás la ayuda que necesitas: https//yoloborro.es.
¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?
Un certificado de destrucción es un documento que reporta toda la información relacionada, con suficientes detalles, sobre la pérdida voluntaria de algún registro importante. Este certificado se elabora con la idea de garantizar que el proceso de destrucción se ha llevado a cabo correctamente y según la normativa más aceptada.
Es necesario hacer este tipo de documentos con el fin de proteger a cualquier empresa en caso de que se ejecuten acciones legales o auditorías.
¿Qué debe contener un certificado de destrucción?
Para obtener un certificado de destrucción de documentos puedes contratar una empresa. Los especialistas encargados te entregarán un documento con información detallada del proceso. Entre el contenido que el documento aportará se encuentra:
· El día exacto en el que ocurrió la destrucción.
· El método que se decidió implementar para el proceso.
· El tamaño final en el que obtuvieron las partículas de documentos.
· El lugar donde ocurrió la destrucción.
¿Por qué debo sacar un certificado de este tipo?
El certificado obtenido te ayudará a demostrar legalmente que los documentos que has decidido destruir se han procesado de la forma correcta y segura. También, tendrás la posibilidad de hacer un registro filmado de todo el proceso con el fin de evitar cualquier tipo de confusión.
En el caso de que la empresa deba enfrentar alguna acción legal o auditoria para la verificación de datos, contar con un certificado de destrucción es lo más recomendado, ya que te permitirá demostrar de manera irrefutable que los documentos que ya no existen se han descartado de forma correcta, legal y responsable.
Debes estar seguro de que tipo de empresa contratas para la destrucción de documentos, ya que estas expuesto a robo y violaciones de datos. Los profesionales indicados cumplirán con normas éticas y a la normativa legal aceptada.
¿Cuál es la normativa sobre destrucción de documentos?
Existen varias normativas que describen el proceso de destrucción de documentos, las cuales se recomiendan seguir con el fin de hacer el procedimiento de la forma más aceptada posible.
Esta normativa no se reconoce en contradicción con otras leyes y reglamentos, y se refieren a aspectos técnicos del proceso, a contención te mencionaremos algunas de ellas:
1. NORMA DIN 66399. Desarrollada por el Instituto Alemán para la Normalización muestra estándares para asegurar la calidad en el comercio, industria, ciencia, entre otras áreas. Dicta normas para la protección en caso de destrucción de documentos, los niveles de seguridad y los soportes para guarda la información importante.
2. NORMA ISO 27001. Asegura un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) que se basa en el ciclo: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar.
3. UNE 15713. Ofrece una serie de recomendaciones para la destrucción de documentos de forma segura, dando lugar a la confidencialidad.
Sea cual sea el tipo de empresa se debe seguir una método de destrucción de documentos aceptado y controlado por personal capacitado que considere cada variable y pueda generar un certificado de destrucción de documentos valido y ampliamente aceptado.